在许多企业中，工时表系统常被视作一种监控工具，员工对其普遍持有抵触情绪。即便在对此类系统没有明显反感的企业中，选择一个合适的工时表系统依然至关重要。该系统应能同时满足员工（即工时表的使用者）和管理层（即数据的使用者）的需求。本文将详细介绍在选择合适工时表系统时应采取的步骤。

第一步：

需求收集：尽管这似乎是一项基本任务，但许多企业在选择产品时，往往基于工时表产品的演示效果，而非基于一套明确的需求来评估。因此，首先应全面收集并明确企业对工时表系统的具体需求。

第二步：

易用性考量：若需让员工使用工时表系统，该系统必须具备极高的易用性。这一点对于依赖工时表数据进行客户计费的代理机构或咨询公司尤为重要。

工时数据的输入方式大体分为两种。一种方式是模仿日历界面，工时表系统，用户在此界面中输入时间段和工作内容。这种方式在视觉上较为吸引人，实际操作也很简单。

第二种输入模式则是将任务或活动按行排列，用户需针对每项工作、任务或活动输入相应的每日工作时间。

此外，工时表系统还应便于管理层审批员工的工时表。工时表系统支持移动应用，对于那些经常出差的经理来说，可以随时随地登录系统并进行审批。

在选择工时表应用程序时，易用性的重要性不容忽视。企业应优先考虑那些能够简化操作流程、提高工作效率的系统，从而确保员工和管理层都能从中受益。

第三步：

系统架构选择：工时表系统的一项显著优势在于其能够进行数据查询，从而确定在特定项目上投入的时间量，或是某员工在一定时间段内向特定客户收取的费用总额。

若企业对此类查询功能有需求，则应避免使用电子表格形式的工时表。尽管互联网上存在众多此类表格，但它们在运行查询时不仅困难重重，且极易出错。相比之下，工时表系统通常成本较低，而电子表格则可能是一种表面的经济选择。

目前市场上有众多软件即服务（SaaS）模式的工时表可供选择。

第四步：

时间预订限制：良好的工时表系统应具备的一项重要功能是，员工只能填报他们被授权填报的项目和任务。若员工将时间错误地填报到不适当的工作或任务上，将会带来极大的麻烦。这种错误的时间分配可能在较长时间内不被察觉，从而引发大量的工作纠正。对于代理机构或咨询公司而言，这可能导致发出**的发票。

更为理想的系统是，员工只能填报由中央管理员分配的项目分类的时间。这样的系统设计不仅能够减少错误，还能提高整体的工作效率和管理的便捷性。

在选择工时表系统时，务必综合考虑以上因素，以确保系统不仅满足当前需求，同时也具备良好的扩展性和合规性。

总结

本文虽然不是选择工时表系统的详尽指南，但仍可作为选择时的参考。如果想要获得员工的认可和支持，选择正确的工时表系统非常重要。

● 快速准确地创建每份工时表
● 支持定义项目和非项目的工作类型
● 追踪员工的上班闲置时间与使用率
● 衡量工作量、成本、进度和速度
● 自动生成/审批工时表
● 按需设置相应的资源日历
● 提供并导出丰富的工时报表
● 工时表移动应用实现无缝的时间跟踪

总的来说， 工时表系统不仅简化了工时管理的流程，还提升了整个组织的工作效率和可靠性。

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