当项目流程可能阻碍团队进步时，使用结构化流程改进方法可以有助消除效率低下并克服障碍。本文将介绍四种流程改进方法，帮助团队提高经常执行的任务效率，提高可交付成果的质量和整体绩效。

1、六西格玛法

六西格玛是一种以数据为导向的方法，旨在最大限度地减少流程中的缺陷和可变性。因此，它常用于制造业。六西格玛利用统计分析来确定流程基准，帮助项目经理找到缺陷的根本原因、衡量绩效并优先考虑最有影响的改进措施。

这种项目管理方法可通过两个框架来实施：针对现有流程的 DMAIC（定义、测量、分析、改进、控制）和针对新流程的框架（定义、测量、分析、设计、验证）。由于本文的重点是流程改进，因此只介绍 DMAIC 框架。

DMAIC 流程是怎样的：

先详细说明一下 DMAIC 中每个项目的含义：

● 定义可改进之处
● 衡量当前流程的绩效
● 分析流程，找出低效和阻碍因素
● 通过解决效率低下的原因来改进流程
● 控制改进后的流程和基准，以保持更高的绩效

分析通常是六西格玛流程改进中最耗费资源和时间的部分。团队在进行分析时通常使用田口方法或鱼骨图。每种方法都能让人更容易理解流程中的依赖关系和缺陷的根本原因。

2、敏捷项目管理

敏捷项目管理是一种通过自我组织团队的努力，不断发展项目需求和解决方案的方法。当团队通过冲刺阶段交付成果时，他们会将成果与客户进行反馈，并根据反馈意见对成果进行迭代。在敏捷方法中，工作是以小增量的方式交付的，因此很容易在进入项目的下一阶段之前快速调整产出。

敏捷的好处在于它的持续性。它鼓励对流程和结果进行持续审查，有助于将流程改进融入团队的工作流程。

3、看板方法

看板法起源于日本制造业，作为一种可视化工作流程管理的强大工具，当前已应用于各行各业。

在流程改进方面，看板非常有用，它使用可视化卡片和板块，团队可以绘制出当前流程图，并实际看到瓶颈。

看板易于使用，适应性强。由于它是一种简单的可视化工具，因此可以与其他流程改进方法搭配使用，帮助将一些较为复杂的方法转化为易于理解的内容。

4、5WHY分析法

5WHY分析法是一个简单而强大的框架，用于查找问题的根本原因。该方法通过询问5个 “为什么”，将复杂的问题分解为基本要素。通过这种方法，团队可以透过表面现象，了解流程失效的深层原因。

比如说，一个团队在按时交付软件项目方面遇到了困难。利用 “五个为什么”，他们可以评估项目管理中的问题：

● 为什么项目延迟了？因为有几项可交付成果比预期更耗时。
● 为什么这些可交付成果比预期更耗时？因为没有准确的方法来衡量它们需要多少时间。
● 为什么团队没有准确的方法来衡量交付成果需要多少时间？因为目前只能粗略估计完成这些交付成果需要多少时间。
● 为什么只能粗略估计完成交付成果所需的时间？因为没有准确的数据，不知道这些交付成果实际需要多少时间。
● 为什么没有关于完成交付成果所需时间的准确数据？因为没有收集完成交付成果需要多长时间的数据。

就这样，团队了解到核心问题并不在于他们的交付成果有多耗时，而是他们没有收集足够的数据来为项目设定准确的时间表。

衡量流程改进的成功

流程改进方法的真正衡量标准，在于其给组织带来的实实在在的好处。应从一开始就根据流程改进的具体目标制定成功指标或 OKR。比如：

效率提升： 缩短流程时间和提高吞吐量是提高效率的明确指标。跟踪这些变化可以证明流程改进的直接影响。

质量改进： 质量的提高可以通过降低错误率、减少客户投诉和提高满意度等成功标准来衡量。

财务业绩： 归根结底，盈利才是最重要的。盈利能力的提高、成本的节约和投资回报率（ROI）都是令人信服的衡量标准，证明采用和持续应用流程改进方法是正确的。

借助工作管理工具改进流程

8Manage PM项目管理软件专为团队开展项目工作而设计，旨在简化项目规划、预算编制、进度跟踪和资源分配。此外，由于8Manage PM的每项功能都与项目预算相关联，能轻松管理项目的财务和盈利能力。

资源规划和技能管理

资源管理功能使你能够设定切合实际的目标并均匀分配工作负载。其可视化分配工具只需单击几下即可分配活动，或通过直观的拖放来调整项目计划。因此，项目经理可以跨多个项目或单独监督团队活动，从而全面了解团队承诺。

促进流程改进的报告工具

提供了丰富的报告视图（时间、生产力和项目），这些报告提供了足够的监督来识别效率低下并改进流程。

例如，时间报告可以查看各个项目活动的成本，从而了解某些活动是否产生了比预期更多的费用或时间效率低下。项目经理可以利用这些见解来识别障碍并相应地调整流程。

多样化的报告可以深入了解团队成员如何使用他们的时间（计费和非计费）以及每个项目的整体财务绩效。 此外，系统用于自定义分析的可导出数据，为自定义报告提供了灵活性。管理者可轻松地使用项目管理软件构建定制报告，并利用数据进行特定分析来支持流程改进计划。

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